مهام الإدارة

مهام قسم الصادر:

1- تصدير المعاملات والقرارات والتعاميم لجهاتها داخل أو خارج الجامعة وإدخال بياناتها في برنامج التعاملات الالكترونية بكل بدقة.
2- تسلم المعاملة (الأصل) حسب التوجيه مع توقيع استلام رسمي بالتاريخ والوقت والاحتفاظ صورة منه في نظام التعاملات الالكتروني..
3- توزيع صور المعاملة حسب ما هو مدون في صورة الخطاب الصادر إلى الجهات ذات العلاقة.
4- تسلم المعاملات المصدرة والموجهة لجهات خارج الجامعة لقسم البريد.
5- يتم أرشفة المعاملة من الطبعة الأصلية في برنامج التعاملات الالكترونية..

مهام قسم الوارد:

1- استلام المعاملة الرسمية الخارجية من قسم البريد أو من شركات النقل السريع المعتمدة.
2- يتم التأكد من قبل المستلم من المعاملة وسلامتها واكتمال مرفقاتها حسب الرقم المدون في مشفوعاتها.
3- تدخل بيانات المعاملة مباشرة في برنامج التعاملات الالكترونية وتحال لصاحب الصلاحية للتوجيه ثم تسلم مباشرة للجهة المحالة إليها.
4- يتم توقيع على بيان الاستلام بشكل رسمي.
5- يتم حفظ نسخة إلكترونية كاملة من المعاملة عبر برنامج التعاملات الالكترونية.

مهام قسم البريد :

1- استلام المعاملات من قسم الصادر وتسليمها لجهاتها المحددة في الخطاب.
2- استلام المعاملات من قسم الوارد وتسليمها لجهاتها بعد إحالتها من صاحب الصلاحية لجهاتها.
3- استلام المعاملات والبريد الرسمي والمطبوعات من جميع جهات الجامعة وتوضع في الصناديق الداخلية المخصصة لكل جهة منها.
4- يقوم مندوب البريد بشكل يومي بمراجعة البريد السعودي وتسليم واستلام المعاملات الخاصة بالجامعة من خطابات وظروف ومطبوعات وطرود وغيرها.

التقييم
أخر تعديل
الأربعاء 03 ربيع الأول 1444